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Réussir l’onboarding de ses collaborateurs pendant le confinement

En ces temps de confinement et de travail à distance, les entreprises ont dû réagir très vite pour s’adapter et faire perdurer leur activité. Et cela passe aussi par la continuité de l’intégration (l’onboarding) des collaborateurs. Certes, les entreprises💯% remote existaient avant cette crise mais avec la possibilité d’aller au bureau, de voir ses collègues ou de travailler dans un espace de coworking, ce qui n’est plus le cas en ce moment. Pour certaines entreprises, le télétravail n’était pas pratiqué avant le confinement, il a tout simplement été imposé du jour au lendemain à l’entreprise comme aux salariés. 

Tout le monde doit donc s’adapter et apprendre à communiquer à distance, parfois avec des outils complètement inconnus. Quand vous connaissez déjà bien le fonctionnement de l’entreprise et vos collègues de travail, il faudra de l’écoute, du soutien et de l’interaction pour que ça puisse fonctionner. Mais si vous devez intégrer un nouveau collaborateur dans l’entreprise dans ces circonstances, comment faire en sorte qu’il trouve rapidement sa place? 

Nous vous proposons ici quelques pistes pour vous aider à préparer un onboarding “réussi” en période de confinement.

I/ Les étapes de l’intégration

1/ Confirmer l’embauche 🎯

Avant le début du confinement, vous avez signé un contrat avec un ou plusieurs candidats qui doivent intégrer votre entreprise dans les prochains jours ou les prochaines semaines. Si vous avez décidé de maintenir ces embauches, prenez le temps de vérifier la “faisabilité” de la prise de poste.

Pour commencer, appeler le futur collaborateur qui doit vous rejoindre pour vous assurer qu’il est toujours d’accord et disponible pour démarrer dans votre entreprise à la date que vous aviez fixée, particulièrement si vous n’avez pas d’autre choix que de le faire démarrer en télétravail à 100%.

2 cas de figure sont possibles:

👉Soit votre futur collaborateur ne peut pas vous rejoindre dans ces conditions (par exemple parce qu’il doit s’occuper de ses enfants) et il vous faudra trouver une solution “satisfaisante” pour vous deux. Il peut s’agir d’un report du contrat, d’un arrêt de travail, éventuellement d’une procédure de chômage partielle. Faites-vous accompagner de votre service RH, de la DIRECCTE ou de l’ANDRH.

👉Soit votre futur collaborateur est disponible et d’accord pour démarrer malgré les conditions particulières liées au confinement. Dans ce cas, vous allez pouvoir (devoir?) préparer son intégration pour qu’elle se passe le mieux possible.

2/ J-5: vérifier et communiquer 📋

En période “normale”, il est déjà très important de bien maîtriser son processus d’intégration, mais il faut se montrer encore plus vigilant dans cette période inédite pour chacun d’entre nous.

✔Assurez-vous que le dossier administratif de votre collaborateur soit bien complet: contrat signé par les 2 parties, RIB, attestation de Sécurité Sociale etc…Contrôlez tous les documents pour éviter les erreurs ou les retards.

✔Vérifiez également que son matériel et ses accès sont prêts. N’oubliez pas qu’il va travailler seul depuis chez lui: s’il n’a pas de PC portable et/ou s’il n’a pas ses identifiants pour accéder à sa boîte mails et aux outils de communication utilisé par l’entreprise, cela risque de lui compliquer sérieusement la tâche!

✔Proposez-lui décrire lui-même un texte de présentation dans lequel il pourra expliquer qui il est, son parcours, ce pourquoi il a été embauché, ce qu’il aime ou n’aime pas…et demandez lui de joindre une photo récente qui sera diffusée à toute l’entreprise

✔Pensez à bien prévenir toutes les équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur (par exemple en leur envoyant le mail de présentation proposé précédemment)

3/ J-3 (au plus tard): planifier 📅

Pour gérer l’arrivée de votre nouveau collaborateur à distance, la planification sera absolument essentielle et le calendrier va devenir votre meilleur ami. Nous vous conseillons de préparer une feuille de route qui détaillera, sur les deux premières semaines, le déroulé précis de son planning quotidien. N’attendez pas qu’il soit déjà arrivé pour vous en occuper, cela nécessite un peu de temps et d’organisation puisque vous allez aussi devoir impliquer les équipes.

Dans cette feuille de route, vous allez pouvoir programmer:

👉 un ou plusieurs points administratifs, par exemple avec les équipes RH pour appréhender et adopter les process de l’entreprise, faire le point sur les outils 

👉des rdv avec différentes personnes de l’équipe qui l’aideront à mieux comprendre “qui est qui et qui fait quoi”

👉des réunions d’équipe pour s’intégrer plus rapidement aux différents projets en cours

👉des formations “en ligne” qui remplaceront les moments d’immersion habituels…

N’hésitez pas à utiliser le partage de calendrier pour que tout soit prêt pour le jour J. Votre collaborateur se sentira attendu et considéré et c’est un bon moyen de bien démarrer votre collaboration.

4/ 🙋‍♂️Le jour J: accueillir 🙋‍♀️

Le jour J est arrivé et, si vous avez suivi les conseils précédents, tout est prêt pour le “Welcome on Board” de votre collaborateur. De son côté, il aura peut être passé une nuit agitée, avec un sentiment d’angoisse mêlé à de l’excitation. Côté entreprise, on est en général plus serein, mais en cette situation inédite et à moins d’avoir l’habitude des équipes en 100% remote, le sentiment sera sans doute un peu différent.

Mettez-vous à la place de votre nouvelle recrue!

9h: Il est seul devant son PC et sa tasse de café impatient de savoir comment la journée va se dérouler. Appelez-le pour savoir comment il va, lui souhaiter la bienvenue et pour l’inviter à se connecter à sa session pour découvrir son programme d’onboarding. 

9h15: il se connecte alors à sa boîte mail et découvre des mails et/ou des vidéos de la part des équipes avec des messages humains et personnalisés (ce qui devrait lui donner envie de s’investir à vos côtés malgré la distance) Vous pouvez aussi imaginer une visite virtuelle de vos locaux, si vous avez des vidéos ou des photos en réserve. Une fois qu’il aura lu tous vos messages, il pourra alors ouvrir le 2e mail contenant le livret d’accueil pour se familiariser avec votre culture d’entreprise. Dans ce manuel, il pourra découvrir: votre histoire, vos valeurs, votre trombinoscope, votre façon de travailler, les horaires de travail, le règlement intérieur,… bref tout ce qui est important, voire indispensable, pour travailler dans votre entreprise. 

10h30: après autant de lecture, une pause s’impose! Vous pouvez programmer une visio avec l’équipe ou en comité plus réduit (pas plus de 10 personnes) pour que chacun puisse prendre la parole. 

11h: le manager devra ensuite faire un point en “one to one”, en privilégiant le contact visio bien entendu, car il sera primordial d’instaurer une relation de confiance. Vous présenterez alors la feuille de route à votre nouveau collaborateur. Il sera essentiel de rappeler le périmètre du poste, les missions et les objectifs attendus sur les premières semaines afin de lui permettre de se projeter sur 30 jours et plus. 

12h30: pourquoi ne pas organiser un déjeuner en visio avec celles et ceux qui sont volontaires?

13H30/ 17h30: déroulé de la feuille de route

17h30: nous vous conseillons d’organiser un point visio en fin de journée avec un collègue qui connaît déjà bien l’entreprise et qui aurait un rôle de mentor, pour recueillir ses impressions, répondre à ses questions et RIRE pour se détendre. Le fait que ce soit une personne extérieure au management va permettre de libérer la parole. 

Rappelons ici, une chose essentielle : le travail à distance est aujourd’hui imposé aux collaborateurs et un grand flou artistique l’accompagne. Nous ne pouvons pas nous projeter à court et moyen terme, il est donc essentiel d’apporter un cadre à vos nouveaux collaborateurs pour les apaiser au maximum dans leur quotidien déjà bien chamboulé. Un point de vigilance sera cependant de ne pas tomber dans l’excès de réunions qui serait alors contre productif et freinerait l’installation de la relation de confiance. 

Écoute, bienveillance et interaction sont les maîtres mots à garder en tête pendant cette période de confinement. Les managers doivent devenir acteurs de l’onboarding et devrons faire preuve de créativité et de lâcher prise. RESPIREZ tout va bien se passer, la première journée est déjà terminée 😉

5) J+1 semaine à J+1 mois: intégrer 🤝

A la fin de la première semaine de votre nouveau collaborateur, un debrief d’une heure sera le bienvenu avec le service RH et/ou le manager pour s’assurer que ses missions sont claires, que tout est ok d’un point de vue technique et administratif, et tout simplement pour savoir si tout va bien et si tout se déroule comme il l’avait imaginé (ou mieux!)

Vous pourrez alors lui proposer de compléter un rapport d’étonnement sur les points positifs, les axes d’amélioration, les interrogations…Son regard neuf et plus neutre pourrait vous aider à prendre du recul et à faire un diagnostic sur l’organisation de votre entreprise, notamment à l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

👉Exemples de questions que vous pouvez lui poser: Comment pourriez-vous décrire vos premiers jours dans l’entreprise? Qu’est-ce qui vous a surpris chez nous? Selon vous, qu’est-ce qui devrait être changé dans les pratiques actuelles? Quelle piste de progrès voyez-vous? Quelles sont vos impressions concernant nos produits et nos services? etc…

N’oubliez pas que l’intégration ne s’arrête pas à la fin de la première semaine. Pensez à organiser un point chaque semaine, par visio ou téléphone,

6/ Après la crise: célébrer ✨

Vous avez fait votre maximum pour offrir le meilleur accueil possible aux collaborateurs qui vous auront rejoint pendant cette période de crise sanitaire.

Mais une fois la crise terminée, vous pouvez organiser un événement qui leur sera dédié pour « compenser » cet accueil inhabituel et fêter la fin du confinement tous ensemble: déjeuner, apéro, activité sympa (escape game ou autre…)

Avec modération évidemment!

Et n’hésitez pas non plus à en profiter pour offrir les goodies et autres petits cadeaux vous n’aurez pas pu leur remettre en main propre au moment de leur arrivée: mug, stylo, tee-shirt…

II/ Quelques idées à mettre en place/ à tester 💡

👉 proposer une pause café ou thé avec une ou deux personnes chaque jour pour apprendre à connaître ses collègues et éviter le sentiment de solitude ou d’isolement

👉 organiser des quizz ludiques collaboratifs (par exemple via Menti)

👉 Inviter les collaborateurs à une « Revue de la semaine » en visio suivie d’un apéro partagé, d’un live de musiques, d’un partage de tuto etc…

👉 imaginer des activités à distance où tous les salariés sont invités: concerts/ jeux sur zoom/concours vidéo/ concours photo 

👉planifier des petits déjeuners ou des déjeuner d’équipe, par exemple tous les vendredi, et challenger un collègue pour qu’il cuisine en live l’une de ses spécialités façon « cours de cuisine »

👉apaiser en proposant une respiration d’équipe grâce à l’application Respi Relax (cohérence cardiaque) pour faire baisser les tensions et le stress

Pour que l’intégration se passe bien, vous devrez donc surtout faire preuve d’anticipation, de bon sens et de bienveillance.

Et vous, qu’avez-vous mis en place pendant le confinement? 

Quelles sont vos idées pour un onboarding heureux et efficace? Quelles difficultés rencontrez-vous? 

N’hésitez pas à partager vos livrets d’accueil, rapports d’étonnement et autres outils que vous avez mis en place au sein de votre entreprise, ces outils pourront servir à d’autres entreprises. Restons avant tout créatifs, positifs et solidaires 😀

Auteurs:

Mylène DESFEUX, chargée de recrutement IT chez un éditeur de logiciel sur la région Niçoise.

Hélène LY, ex-Recruteuse IT et Formatrice en recrutement sur Lyon

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