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Dirigeants et managers

Manager en période de confinement

Avec le confinement, vous avez dû brutalement apprendre à piloter votre équipe à distance sans avoir eu la moindre formation, peut-être même en vous retrouvant pour la première fois en télétravail. Comment maintenir le cap? Comment faire face à ce management d’équipe à distance? Comment limiter les risques psychosociaux?

Voici quelques clés pour cultiver l’esprit pionnier face à cette situation. 

1ère étape: Fixer de nouvelles priorités

📌Pour commencer, prenez du recul et mettez vous dans un état de détente : assis les pieds à plat, fermez les yeux et veillez à respirer afin de relâcher tous vos muscles. Cette posture vous aidera à accueillir le changement car la résistance provoque des émotions négatives et entame votre énergie. Appropriez vous ce changement en prenant le temps de réfléchir à que vous voulez que votre équipe accomplisse pour ensuite lui donner envie de le faire.

🎯Pour bien définir votre objectif, vous pouvez vous appuyez sur la méthode des “5P”: Positif, Précis, exprimé au Présent, Personnel et Puissant (Pour Quoi, Pour Qui? ). Si votre objectif n’est pas atteignable à court terme, définissez des jalons intermédiaires visibles pour rester motivé.

👉Privilégiez l’importance à l’urgence avec une matrice des priorités (Eisenhower). Il convient ici de bien distinguer les tâches urgentes et importantes : 

✔Est urgent ce qui comporte un risque à ne pas être traité immédiatement 

✔Est important ce qui contribue directement à nos objectifs et missions essentielles

2ème étape : Maintenir la motivation

Appuyez-vous sur la théorie Y, développée par Douglas Mc Gregor dans les années 1960, qui considère que l’homme a une motivation intrinsèque pour le travail et peut se réaliser s’il est associé aux buts de l’organisation. Un travail satisfaisant accroît l’engagement des collaborateurs qui recherchent les responsabilités dans un environnement qui leur est favorable et s’auto-organisent, s’auto-contrôlent lorsque que prévaut la confiance. 

💻La mêlée quotidienne (daily Scrum) à distance

Elle permet de faire un point de coordination sur les tâches en cours et sur les difficultés rencontrées. Elle se pratique généralement en début de journée, mais en cette période il peut être opportun de la déplacer en  fin de journée pour vous assurer de la déconnexion de votre équipe. 

Durée: 15min maximum à heure fixe. Equipe de 10p. max

A tour de rôle chaque membre répond à ces questions: 

  • Qu’ai-je fait hier / aujourd’hui? 
  • Que dois-je faire aujourd’hui / demain?
  • Quelles sont les difficultés rencontrées? 

Afin d’éviter que la mêlée ne dérive sur des discussions techniques et dépasse les 15min, des discussions seront alors menées après. En plus de mesurer l’avancement des tâches, cette pratique permet l’engagement de chaque équipier, d’identifier les freins et de se synchroniser sur les objectifs. Le daily scrum est une synchronisation et non pas un reporting d’activité.

Pour bien animer vos réunions de travail (quelque soit la plateforme de communication/ collaboration que vous avez choisie)

  • Accueillez chaque personne individuellement
  • Faîtes un “tour météo” (humeur du jour), en les invitant par exemple à indiquer dans votre outil de messagerie un chiffre de 1 (pas trop d’énergie) à 5 (je suis en pleine forme) avant de donner le top départ de la réunion
  • Rappelez les règles de communication (ex : coupure des micros), et valorisez les outils d’interaction écrite qui permettent l’expression de chacun.
  • Lorsque vous formulez une question, invitez tout d’abord les collaborateurs à formuler leur réponses dans le chat et ensuite donnez-leur la parole individuellement. Cela permet de favoriser les échanges et la participation
  • Sollicitez la participation de tous et favorisez l’échange, interpellez les silencieux par leur prénom
  • En fin de réunion avant que chacun retourne à ses missions, vous pouvez proposer un exercice de respiration. Voici un exercice simple : Commencez par respirer lentement. Ensuite, prenez une grande inspiration pendant 3 secondes. Puis, retenez l’air dans vos poumons pendant 12 secondes. Enfin, relâchez l’air dans une expiration de 6 secondes. A répéter 5 fois d’affilé jusqu’à atteindre les 5 minutes.

3e étape : comment limiter les RPS

👉 Prenez soin de vos collaborateurs:

Face à cette situation inédite et inattendue, vos collaborateurs se retrouvent à gérer leur travail à distance et peuvent se retrouver submerger par leurs émotions que ce soit la colère, la tristesse ou la peur. Les signes d’isolement, d’irritabilité, et d’instabilité doivent vous alerter et sont à surveiller. 

✔Maintenez le contact, par exemple avec des points visio individuels au moins une fois par semaine autour d’une pause thé, café pour repérer les signes non verbaux. Pratiquez l’écoute active, amenez la personne à exprimer ce qu’elle ressent, à nommer ce qui pourrait l’aider à mieux gérer cette émotion. Pensez aux questions ouvertes: Quoi, Qui, Où, Quand, Combien, Comment, Pourquoi.

✔N’oubliez pas les moments festifs, on peut imaginer un challenge vidéo, photo, un déjeuner entre collègues avec un live cuisine, un apéro avec un live de musique, … 

✔N’oubliez pas d’inclure vos collaborateurs qui peuvent être en chômage partiel à temps plein, il est nécessaire de maintenir le lien pour éviter tout sentiment d’injustice et d’isolement.

👉 Et vous, comment allez-vous?

N’oubliez pas de vous interroger, car vous pouvez avoir tendance à vous convaincre que tout va bien, vous dire que tout est sous contrôle pour montrer l’exemple à votre équipe mais vous avez aussi le droit de vous sentir démuni, dépassé, isolé.

Il est donc important que vous preniez également conscience de votre état émotionnel avant de pouvoir soutenir votre équipe et éviter de vous laisser envahir par l’émotion de l’autre. 

Deux pistes:

✔pratiquez le co-développement entres managers

✔n’hésitez pas à organiser des groupes de paroles pour résoudre des situations problématiques, pour exprimer vos doutes, échanger sur les bonnes pratiques de management et surtout vous apporter du soutien.

4e étape : préparez l’après confinement

Faites un retour d’expérience sur ce qui a fonctionné, les bonnes surprises. Exprimez vos ressentis, la manière dont vous avez vécu les zones de confort et d’inconfort. Posez vous la question de ce que vous aimeriez mettre en place si vous deviez faire un deuxième test pour amener des pistes d’amélioration. 

Ce retour d’expérience pourra être mené sous forme d’enquête anonyme par le Codir, le service RH afin de réaliser un bilan de cette période, de permettre aux salariés d’exprimer leur état d’esprit, leurs craintes, leurs doutes et ainsi préparer une reprise sereine. 

Enfin, pensez également à remercier votre équipe car la reconnaissance fait du bien dans les deux sens.

Et vous quelles sont vos bonnes pratiques?

Mylène DESFEUX, collaboratrice RH et recrutement chez un éditeur de logiciel sur la région Niçoise.

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