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Comment faire une qualification par téléphone?

Je reçois assez régulièrement des messages de recruteurs, débutants ou non, qui me demandent ce qu’il faut faire pour réaliser une « bonne » qualification téléphonique.

Je me souviens que lorsque j’ai débuté le recrutement, fraîchement diplômée de mon Master, je n’avais pas la moindre idée de la manière dont on faisait une « préqual » (d’ailleurs je ne comprenais même pas ce que ça voulait dire). J’avais tendance à oublier d’aborder certains points, je prenais trop de temps ou pas assez et je ne me sentais pas spécialement à l’aise dans l’exercice. C’est la pratique et l’expérience qui m’ont permis de faire des qualifications téléphoniques plus pertinentes et efficaces.

Dans cet article, je vous propose donc de faire le point sur cette étape qui est encore très souvent incontournable dans le processus de recrutement. Si vous voulez la trame que j’ai utilisé ces 7 dernières années pour mes qualifications téléphoniques, rdv directement au point 3 👇.

1/ Mais à quoi ça sert une qualification téléphonique? 🤷‍♀️

A mes débuts quand je trouvais un « bon CV », j’avais tout de suite envie d’inviter le candidat en entretien. D’ailleurs ça m’est arrivé à plusieurs reprises: comme tout avait l’air parfait sur le papier j’appelais le candidat et je lui proposais directement une rencontre au bureau sans lui poser de questions.

Le problème c’est que parfois, dès le début de l’entretien, je réalisais qu’il y avait un ou plusieurs points bloquants qui ne nous permettraient pas d’avancer dans le processus de recrutement. Et j’avais l’impression d’avoir fait déplacer le candidat pour rien (peut-être plus que d’avoir perdu mon temps parce que ce que j’aime le plus dans mon job c’est de rencontrer des gens 😊)

🎯Le but d’une qualification téléphonique est justement de décider si on va inviter (et pas « convoquer ») un candidat en entretien ou non.

Elle doit permettre:

👉d’échanger rapidement avec le candidat sur sa situation, ses attentes et ses recherches pour voir si cela correspond dans les grandes lignes avec ce que l’entreprise propose et recherche de son côté

👉d’en apprendre plus sur des points très factuels comme la disponibilité, la mobilité géographique, le salaire attendu

👉 d’établir un premier lien, de vive voix, qui permettra d’humaniser la relation candidats/ recruteurs (beaucoup de candidats pensent que ce sont des robots qui font les premières sélections)

Il ne s’agit donc pas de faire un entretien complet par téléphone mais d’aborder les points les plus importants et de lever certains freins avant de se rencontrer (j’y reviens en détails dans le point 3)

2/ A faire avant une qualification téléphonique 📞

Pour moi, il y a 3 choses indispensables avant de faire une qualification téléphonique:

✅ Soyez sûr d’avoir compris le poste

Je sais que je vais commencer à passer pour une monomaniaque mais il est obligatoire d’avoir compris le poste avant de commencer à appeler des candidats. Ma phrase fétiche « si tu ne sais pas ce que tu cherches, tu as peu de chance de le trouver«  concerne aussi la qualification téléphonique (oui, je me cite moi-même, j’ai un peu pris la grosse tête je crois 😆). Vous devez bien connaître le poste mais surtout vos « critères » de sélection: les compétences obligatoires, l’expérience, la disponibilité, le salaire maximum…Et prenez le temps de bien lire le CV avant d’appeler (c’est assez moyen de découvrir le CV d’un candidat quand on est au téléphone avec lui…)

Assurez-vous que le candidat est disponible pour échanger

Vous l’avez forcément vécu: vous trouvez un super CV sur un jobboard, vous appelez le candidat, vous commencez votre présentation et là, c’est le drame! Il vous explique qu’il est au travail, en voiture, en train de faire ses courses…bref, il n’est pas disponible (et un candidat n’est pas à votre disposition simplement parce qu’il est en recherche d’emploi, cela n’a rien à voir avec sa motivation). Demandez-lui toujours si vous ne le dérangez pas et s’il a du temps pour discuter avec vous. Si besoin, n’hésitez pas à fixer un rdv téléphonique pour que l’échange se passe dans de bonnes conditions pour chacun d’entre vous. De la même manière, si un candidat vous rappelle à un moment où vous n’êtes pas disponible, fixez un autre créneau avec lui (et rappelez-le!)

Préparez-vous à prendre des notes

Il m’est déjà arrivé de ne pas prendre de notes pendant une qualification téléphonique😱. Résultat: j’avais oublié la moitié de la conversation et je me sentais nulle parce qu’incapable de répondre aux questions basiques de mon manager… Avant d’appeler, prenez un cahier, une fiche de qualification, votre PC, ce que vous voulez mais prenez ce qu’il vous faut pour pouvoir noter les informations (précieuses!) que le candidat va vous donner pendant cet échange. Je vous déconseille de prendre des notes directement sur le CV: ce n’est pas une démarche très RGPD (surtout si vous le laissez traîner sur votre bureau) et vous pouvez facilement perdre ou jeter un CV (surtout si vous le laissez traîner sur votre bureau). Moralité: ne laissez pas traîner les CV sur votre bureau! Mettez vos notes à jour dans votre ATS ou à défaut dans un document Word/ PDF que vous pourrez enregistrer sur votre PC. Ou si vous travaillez avec des CV papiers, prenez soin de les classer et de les ranger dans des dossiers.

3/ Ma trame de qualification téléphonique

Maintenant que je vous ai dit tout ça, je vais vous donner la trame que j’ai utilisée pour faire des centaines de qualifications téléphoniques ces dernières années, principalement pour recruter des développeurs et autres profils informatiques.

⏱ Pour moi, une qualification téléphonique doit durer 15 minutes maximum. N’oubliez pas que ce n’est pas un entretien téléphonique.

Je ne dis pas que c’est LA trame. Elle suit une logique qui permet d’aborder les points qui me semblent essentiels pour décider ou non de continuer avec un candidat potentiel.

⚠ Au début, ça semble un peu mécanique, pas forcément très fluide mais l’entraînement permet d’avoir une vraie conversation avec le candidat, en utilisant cette trame comme un guide, un fil conducteur de l’échange. Soyez à l’écoute et ne cherchez pas à mener un interrogatoire.

⚠ Pour éviter l’interrogatoire, prenez le temps également de répondre aux questions des candidats et de leur donner des informations. Il ne s’agit pas de présenter votre entreprise ni le poste de manière exhaustive mais de donner suffisamment de repères pour que le candidat décide lui aussi s’il souhaite ou non poursuivre avec vous!

Les questions à poser (et les réponses à obtenir):

1️⃣ Quelle est votre situation actuelle?

Toutes les personnes que vous contactez ne sont pas dans la même situation au moment où vous les appelez. Et les candidats n’actualisent pas forcément régulièrement leur CV ou profil LinkedIn.

Il y a 2 objectifs pour cette question:

👉 Comprendre s’il est en poste ou non et s’il est dans une démarche de simple veille ou en recherche active (ce qui fait la différence entre un candidat « passif » et un candidat « actif »)

👉 Échanger rapidement avec le candidat sur son poste actuel (ou son dernier poste): le périmètre, les missions principales, les compétences clés utilisées et développées

2️⃣ Que recherchez-vous aujourd’hui?

Ici, vous allez vérifier rapidement que les principales attentes du candidat en termes de contrat et de poste correspondent à ce que vous pouvez lui proposer.

👉 Est-ce qu’il cherche un stage? Un CDD ou un CDI? Une mission en freelance? A l’heure où beaucoup de développeurs souhaitent devenir indépendants, c’est une question qui prend tout son sens.

👉 Est-ce qu’il est intéressé par un poste proche de celui qu’il occupe aujourd’hui ou est-ce qu’il cherche au contraire un poste différent ou un moyen d’évoluer?

En général, cette question permet aussi d’avoir quelques éléments de réponse sur les raisons qui poussent un candidat à quitter son poste actuel (ou qui lui ont fait quitter son poste précédent)

3️⃣ Quand êtes-vous disponible?

Si vous cherchez une personne disponible de suite (le fameux ASAP) et que le candidat a un préavis de 3 mois, c’est important de le savoir assez tôt. Cela ne signifie pas que vous devez écarter sa candidature mais cela mérite de creuser un peu. Par exemple, s’il est en poste, c’est intéressant de savoir:

👉 s’il a déjà évoqué son départ avec son employeur (dans l’IT, certains candidats n’hésitent pas à dire clairement à leur entreprise qu’ils sont en recherche active)

👉 s’il connaît la durée de son préavis et s’il pense qu’il est possible de la réduire

4️⃣ Quelle est votre mobilité géographique?

Evidemment, cette question n’est pas obligatoire, elle dépend du contexte dans lequel vous travaillez. Pour ma part, j’ai principalement recruté pour des ESN où les salariés vont travailler en mission chez des clients qui peuvent être parfois très éloignés de l’agence à laquelle ils sont rattachés. Elle n’a de sens que si vous cherchez un collaborateur qui va devoir se déplacer.

👉 Parlez de temps de trajet souhaité/ maximum, le matin et le soir. J’ai déjà échangé avec des candidats qui étaient très exigeants sur la proximité entre leur domicile et leur lieu de travail (pas plus de 15 minutes de trajet, accessible à pieds ou à vélo, pas plus de 2 stations de métro). Ne portez aucun jugement, ce n’est pas votre rôle, mais analysez de manière objective ce qui est compatible ou non avec le poste.

👉 Si le poste nécessite le permis et un véhicule, posez clairement la question: quand on recrute un candidat pour une mission dans un lieu peu ou pas desservi par les transports en commun, c’est une information essentielle

5️⃣ Quel salaire ciblez-vous?

Je sais que pas mal de recruteurs oublient (volontairement ou non) d’aborder ce sujet pendant une qualification téléphonique. Et je sais aussi qu’on ne connaît pas toujours avec précision le « budget » dont l’entreprise dispose pour tel ou tel poste. Mais l’objectif est d’éviter les décalages trop importants entre ce que le candidat attend et ce que vous pourrez proposer. Cela évitera malentendus et frustrations par la suite.

👉 Assurez-vous de bien parler de la même chose: salaire net/ brut, fixe/ variable, package/ avantages…

👉 Si vous savez que le salaire maximum sera de 40K et que le candidat en demande 50, soyez transparent: dites clairement les choses! Ce n’est pas très compliqué de dire à quelqu’un « sur ce poste, je sais que nous ne pourrons pas aller au-delà de 40K bruts ». Il est exceptionnellement rare qu’on augmente le salaire de 10 000€ entre le début et la fin d’un processus de recrutement…

6️⃣ Où en êtes-vous dans vos recherches?

Ici l’objectif n’est pas de mener une enquête façon FBI pour savoir avec qui le candidat est en processus de recrutement (n’exigez pas de lui qu’il vous donne les noms des sociétés avec lesquelles il est en contact!). Le but est plutôt d’avoir une idée des démarches qui sont déjà en cours et du niveau de réactivité dont vous allez devoir faire preuve.

👉 Si un candidat a déjà planifié plusieurs autres entretiens, vous savez que vous devrez être très rapide et réactif dans le processus de recrutement

👉 A l’inverse, un candidat qui est au tout début de ses recherches aura sans doute besoin de plus de temps pour prendre des décisions

4/ Et après?

Comme je le disais dans le point 1, le but d’une qualification est de savoir si on propose ou non à un candidat de venir en entretien. Votre échange doit vous permettre de déterminer si vos attentes mutuelles se correspondent dans les grandes lignes. En fonction des réponses que le candidat vous donne et de vos « critères » de sélection, vous pourrez décider de poursuivre ou non le processus de recrutement.

Une qualification téléphonique vous donne aussi des informations que vous allez pouvoir partager avec votre équipe (manager, commerciaux) ou que vous allez pouvoir transmettre aux personnes qui feront l’entretien si vous-même n’y participez pas.

Voilà un exemple de compte-rendu, ici avec un développeur .Net:

Pour conclure

Pendant une qualification téléphonique, soyez attentif, n’ayez pas peur de poser des questions et de rebondir sur les informations données par les candidats. Et si vous oubliez quelque chose, pas de panique! Soit vous pourrez aborder ce point en entretien, soit vous pouvez rappeler le candidat en expliquant votre oubli (l’erreur est humaine!).

Plus vous échangerez au téléphone avec les candidats et plus l’exercice deviendra facile, presque naturel 😉

Je suis principalement intervenue sur le recrutement de profil techniques (développeurs, chefs de projets, architectes, profil infra…) et commerciaux (ingénieurs d’affaires) pendant 7 ans dans différentes ESN.  Co-auteur du livre « Recruteurs : 80 questions pour réussir vos entretiens »,  mon fil rouge est la réconciliation entre candidats et recruteurs. Convaincue qu’ils doivent œuvrer ensemble pour faire évoluer les mentalités, j’interviens régulièrement sur les réseaux, notamment LinkedIn, pour les aider à mieux se comprendre et à dialoguer.

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