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Comment remercier et relancer un recruteur ?

Ecrire à un recruteur, quelle que soit la raison, n’est pas un exercice facile pour les candidats 😨. On procrastine par peur de ne pas savoir quoi dire, mal faire ou tout simplement d’être à côté de la plaque… Et pourtant c’est une étape importante d’un process de recrutement !

A quel moment faut-il sortir sa plus belle plume son plus beau clavier pour lui écrire 📝 ?

Il y a de nombreuses situations qui vont vous demander de devoir écrire un email ou de prendre votre téléphone pour contacter un recruteur :

  • Relancer après une candidature spontanée sans réponse
  • Relancer après une qualification téléphonique 📞, pour obtenir un entretien
  • Remercier après avoir été reçu en entretien et montrer votre motivation
  • Relancer après de multiples entretiens et être sans réponse
  • Remercier après avoir été sélectionné pour le poste et avoir signé votre contrat 🍾

Le but ici n’est pas de remercier le recruteur pour flatter son égo. Non, l‘objectif est, en tant que candidat,  de faire avancer le process en votre faveur. Pour cela, il faut :

  • se faire bien voir en remerciant et relançant intelligemment, sans faire le « fayot »
  • se positionner devant les autres en montrant sa motivation 🤸‍♀️, son intérêt, en appuyant ses points forts et ainsi marquer des points supplémentaires

En effet, qui n’a jamais attendu des semaines sans avoir de réponse à une candidature ou qui n’a jamais été rappelé après un entretien…? 😓

Si vous ne voulez plus jamais vivre cela, cet article vous donnera des pistes, conseils et exemples concrets prêts à être utilisés !

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Relancer un recruteur

Quand relancer un recruteur et par quel moyen ? C’est la grande question que tous les chercheurs d’emploi me posent régulièrement ! Trop tôt ou trop tard, en tant que candidat, on a l’impression de déranger, de mettre la pression ou de passer pour le casse-pied de service avec le risque de se faire mal voir…

Mais non, n’ayez pas peur de tout cela ! Si vous ne relancez pas tous les 2 jours de façon agressive, le recruteur n’aura aucune raison de vous écarter, bien au contraire 😉

Après une candidature à une annonce ou spontanée

Vous l’avez surement remarqué, les recruteurs mettent beaucoup de temps à répondre aux candidatures (ou ne répondent tout simplement pas). Mais ce n’est pas une fatalité !

Pour pouvoir relancer le recruteur, il faut déjà l’avoir identifié et trouver ses coordonnées. Si vous avez fait une candidature spontanée ciblée, vous avez déjà ses informations. Sinon il faut les trouver : Et si c’étaient les dev qui chassaient les recruteurs ?

Personnellement, je déconseille le téléphone pour une première relance. Pourquoi ? Parce que le recruteur reçoit beaucoup de candidatures et il ne saura pas qui vous êtes. Il faut déjà commencer à établir une relation écrite et vous faire ainsi connaitre.

Le mieux est de relancer intelligemment, en trouvant un prétexte, plutôt qu’un simple « je me permets de vous relancer suite à… ». Vous pouvez rebondir sur une actualité récente de la société.

Voici un exemple de 1ère relance :

Bonjour Mme RECRUT,

Bravo pour la sortie il y a une semaine de la dernière version de votre logiciel QuiFaitTout ! J’ai pu lire de bons retours sur le site CommentChoisirSonLogiciel.com.

Vous avez reçu le 04/05/2020 ma candidature à l’annonce REF007 pour le poste de Développeur Mobile Android et je souhaitais avoir votre retour. Vous trouverez mon CV ci-joint.

Si je me suis trompé de destinataire, pouvez-vous m’indiquer la bonne personne à contacter ?

J’ai aujourd’hui plus de 5 ans d’expérience dans le développement mobile natif sur Android, sur les langages Java et Kotlin, et l’habitude de travailler en Agile. Vous pouvez également compter sur mon autonomie et adaptabilité, appréciables en période de crise, ainsi qu’une volonté de bien faire à toute épreuve.

Seriez-vous disponible pour en discuter au téléphone prochainement ? Vous pouvez me joindre ces prochains jours sans soucis.

Je vous souhaite une bonne journée.

Bien cordialement,

Jean BONBEURRE

06 05 04 03 02 – jean@bonbeurre.com

On peut bien sûr faire plus original et impactant, cela dépend de votre personnalité et si vous êtes à l’aise avec cela 😉

Et ne pas oublier :

  • Un titre explicite, par exemple : « Candidature Jean BONBEURRE – Développeur Mobile Android Sénior » ou « Candidature Camille ONETTE – Alternance IUT R&T – Technicienne informatique ». Si vous souhaitez être moins classique et interpeller le recruteur, voici un autre exemple : « Ceci n’est pas la candidature d’un candidat conventionnel, découvrez la vite !« .
  • Mettre son CV en PJ même si vous l’avez déjà transmis, et bien le nommer, par exemple : « CV_JeanBONBEURRE_DéveloppeurMobileAndroid.pdf ».
  • Toujours écrire en transférant l’email précédent, s’il y en a eu un, afin que le recruteur ait l’historique.
  • Le Call to Action à la fin qui doit inciter le recruteur à revenir vers vous !

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Les emails suivants de relance pourront se permettre d’être moins personnalisés, si vous avez déjà fait un effort dans le 1er. Afin de ne pas tomber dans le même message à chaque fois, vous pouvez :

  • Donner des informations supplémentaires sur l’expérience de votre parcours qui colle avec le poste (ou un projet scolaire pour les étudiants).
  • Montrer que vous êtes « passionné » en donnant vos projets perso, auto-formation, veille, etc.
  • Une lettre de recommandation ou des références.

A quelle fréquence relancer le recruteur ?

Il n’y a pas de règles précises, cela dépend de beaucoup de choses comme la fraîcheur de l’annonce (récente ou en ligne depuis plus d’un mois), la période de l’année (le recruteur est peut être en vacances pendant l’été ou à Pâques), la conjoncture du marché… Mais voici ce que vous pourriez faire (J = jour de votre candidature) :

  • 1ère relance à J+7
  • 2ème relance à J+14
  • 3ème relance à J+28
  • Au delà, cela commence à faire beaucoup et vous risquez de vous faire blacklister comme le casse-pied 🙄

L’appel téléphonique est également un bon moyen de mettre la pression au recruteur. Une fois que vous l’aurez déjà relancé 1 fois ou 2, il devrait vous connaitre et c’est le moment de l’appeler. Attention, les recruteurs ne répondent pas systématiquement et préparez-vous à devoir laisser un message vocal !

Si malgré vos relances cela ne fonctionne pas, n’oubliez pas que vous avez un réseau et que vous pouvez le mobiliser !

Portrait of young professional freelancer working on her project and drinking hot cocoa while sitting near the windows

 

Après une qualification téléphonique

Vos précédentes relances ont porté leurs fruits et vous avez pu échanger au téléphone avec le recruteur 👏 Il s’agit de la « qualif tél », si vous ne savez pas de quoi il s’agit, voici un article côté recruteur qui vous donnera l’envers du décor.

Avant de relancer, il est important de bien demander quand vous aurez un retour de la part du recruteur. Ceci afin de savoir à partir de quand vous pouvez commencer à relancer.

Le mieux étant bien entendu de déjà programmer un entretien. En effet, les recruteurs sont souvent comme des anguilles. Quand vous en avez un au téléphone, il ne faut pas le lâcher sinon il risque de ne plus revenir vers vous !

Pourquoi ? 🤔

Une chose est sûre, ce n’est pas par plaisir sadique comme on le pense trop souvent… Il a peut-être eu d’autres candidatures plus intéressantes, le poste a été suspendu, le manager qui recrute ne répond pas, il lui manque des éléments avant de continuer le process (votre salaire est plus élevé que prévu et il doit valider une entorse à la grille), etc.

Donc, afin d’éviter d’avoir à le relancer, obtenez un entretien ou à minima une date de retour ! Sur cette dernière, les recruteurs sont souvent trop optimistes et pensent pouvoir revenir vers vous rapidement, ce qui est rarement le cas…

Voici un exemple de 1ère relance :

Bonjour Mme RECRUT,

Je tenais tout d’abord à vous remercier d’avoir pris le temps d’échanger avec moi le lundi 18 mai pour le poste de Développeur Mobile Android.

Le contexte de crise actuel n’est pas simple et je comprends que vous n’ayiez pas pu revenir vers moi avant la date que vous m’aviez donné. Sachez que je suis très intéressé et motivé par l’opportunité : le contenu de poste qui colle à mes compétences et mes attentes, la part de R&D et l’agilité qui tiennent des places importantes.

Lors de notre discussion, les compétences sur Kotlin étaient cruciales pour la migration prochaine de technologie du produit. En plus du projet « E-commerce » de 6 mois que j’ai réalisé en Kotlin à Agence360, je travaille également dessus sur mon temps personnel. Après avoir réalisé plusieurs MOOC sur OpenClassRomm et Udacity, j’ai commencé à développer en début d’année sur ce langage une DVDthèque pour gérer ma collection de films. Voici le lien vers mon projet Github : lien.

Si c’est possible pour vous, je suis disponible cette semaine sauf mercredi pour un entretien. Merci pour votre retour.

Bien cordialement,

Jean BONBEURRE

Vous l’avez compris, la règle de la relance est la même que précédemment : il faut être « intelligent » et trouver un prétexte. Pour la fréquence et le contenu des relances (J = date maximale de retour donnée par le recruteur) :

  • J+2 – email  : Remercier de l’échange, montrer que vous êtes motivé pour le poste et donner des éléments supplémentaires (détails sur des expériences ou des points abordés au téléphone) pour l’aider dans sa prise de décision.
  • J+7 – téléphone : L’appeler directement, 2 fois dans la journée à des moments différents. Si vous n’avez pas réussi à joindre le recruteur, laissez un message vocal + un SMS.
  • J+9 – email : Montrer que vous êtes toujours motivé (si vous avez parlé de votre intérêt pour le poste lors de la 1ère relance, axer maintenant sur l’entreprise comme les valeurs ou l’ambiance) et proposer des dates précises où vous êtes disponible pour un entretien.
  • J+10 – téléphone : Dernière relance
  • J+20 – email : Dernière relance

Au delà, vous pouvez laisser tomber. Inutile de vous déplacer dans les locaux, vous allez perdre votre temps. Certes vous aurez une réponse mais qui sera négative de toute façon, sinon le recruteur serait revenu vers vous depuis longtemps…

Normalement je vous rassure, vous ne devriez pas en arriver à de telles extrémités 😅.

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Après un entretien

Le process de recrutement suit son cours et vous avez déjà passé un ou plusieurs entretiens et tests. Cependant le recruteur ne vous tient pas au courant ou vous n’avez pas de retour aussi rapidement qu’espéré… Mauvais signe ? Non pas forcément !

Comme pour la qualif téléphonique, il est important de sortir de l’entretien avec une idée du process et à minima la prochaine étape ainsi que son échéance. Vous saurez une nouvelle fois à partir de quand relancer.

Si vous êtes arrivé dans les premiers candidats, la phase d’entretien est la plus longue et vous risquez de devoir patienter quelques semaines ⏳, le temps que l’entreprise avance et reçoive d’autres candidats. Mais cela ne vous empêche pas de relancer si vous n’avez pas de nouvelles !

Attention, si vous avez déjà relancé à de multiples reprises mais que le process a toujours avancé, c’est simplement que l’entreprise est longue (plusieurs mois pour certains grands groupes !). Ne harcelez pas le recruteur encore une fois, surtout si vous avez déjà passé plus d’un entretien. Et ce n’est pas non plus la peine d’en faire trop dans le message. L’idéal étant de mettre « le paquet » dans l’email de remerciement post-entretien (cf. plus bas).

Le message va dépendre d’où vous en êtes et des personnes déjà rencontrées : recruteur/RH, manager/opérationnel ou direction. En général, c’est après le 1er entretien avec le recruteur que l’on a le moins de retour. Voici un exemple de relance dans ce cas :

Bonjour Mme RECRUT,

Je vous remercie une nouvelle fois de m’avoir reçu en entretien le lundi 25 mai dans vos locaux, malgré le contexte sanitaire.

J’ai beaucoup apprécié l’échange sincère que nous avons eu et je vous renouvelle une fois de plus mon intérêt à vous rejoindre, comme j’ai pu vous le dire dans mon précédent mail du 26 mai. Si vous avez besoin d’informations pour mon dossier, n’hésitez pas.

Ce serait avec plaisir pour rencontrer le manager de l’équipe comme vous me l’avez proposé pour la suite du process. Ces prochains jours, je serai assez disponible, notamment à la pause de midi.

Bien cordialement,

Jean BONBEURRE

Pour la fréquence et le contenu des relances, qui sont plus simples (J = date maximale de retour donnée par le recruteur) :

  • J+2 – email : Remercier de l’échange, montrer que vous êtes motivé pour le poste et disponible pour donner des éléments supplémentaires.
  • J+7 – téléphone : Appeler directement, 2 fois dans la journée à des moments différents. Si vous n’avez pas réussi à joindre le recruteur, laissez un message vocal + un SMS (un email si c’est un fixe).
  • J+10 – téléphone+email : Appeler le recruteur et si vous n’arrivez pas à le joindre, envoyez-lui un email de relance simple du type « Je me permets de vous relancer suite à mon appel/email du 1er juin. » ou en mentionnant un élément d’actualité sur la société.
  • J+20 – téléphone+email : Appeler le recruteur et si vous n’arrivez toujours pas à le joindre, envoyez-lui un email de relance un peu plus insistant du type « J’ai d’autres opportunités avec des échéances dans les prochains jours. Même si je souhaiterais vous donner la priorité, je vais devoir me positionner suite à l’absence de retour de votre part ».

Là, si le recruteur ne vous répond pas, c’est comme précédemment que vous n’êtes plus dans la course 😓… Mais après autant de relances, il vous aura déjà répondu pour vous le dire !

Office worker

 

Remercier un recruteur

Afin de marquer le coup, il est intéressant d’envoyer un email de remerciement 🙏. Peu de candidats le font et c’est un geste toujours très apprécié, même si on ne vous répond pas.

Au delà des « banalités » (gratitude, disponibilité, etc.), le but ici est de montrer votre intérêt, votre motivation et votre adéquation au poste !

 

Après un entretien

Il est préférable d’envoyer un email de remerciement le soir même ou le lendemain du jour de l’entretien. Après, c’est trop tard : si vous étiez vraiment motivé, vous l’auriez fait 😜

Il n’est pas systématique : si vous n’êtes intéressé qu’à moitié, ne vous forcez pas car votre temps est précieux dans une recherche d’emploi, d’autant plus quand on est encore en poste… Mettez donc les efforts sur les autres offres qui vous correspondent mieux.

Contrairement aux emails de relance qui peuvent être plus génériques, il faudra ici personnaliser le contenu du message. Quelques points de vigilance :

  • N’écrivez pas un roman 📗, cela reste un email : pas plus d’une 20aine de lignes.
  • Restez honnête et vous-même : ne vous lancez pas dans de grandes tirades qui ne vous ressemblent pas ou qui ne reflètent pas votre pensée.

Afin d’éviter que cet email soit à sens unique, remercier le recruteur uniquement, profitez-en pour lui demander à lui aussi son avis sur votre candidature !

Il y a tellement de paramètres qui rentrent à ce moment-là en ligne de compte concernant la société, le poste et vous-même, que je ne pourrais pas vous donner d’exemple. Mais voici une trame que vous pouvez utiliser :

  • Remercier de la disponibilité et de l’échange.
  • Ce que vous avez retenu du poste et de la société, en positif évidemment et qui vous motive.
  • Apporter des éléments nouveaux sur des points abordés en entretien pour appuyer vos propos, montrer votre adéquation avec le poste.
  • Expliquer ce que vous allez pouvoir apporter à la société et dire quel candidat exceptionnel vous êtes 🤩 (sans exagération non plus). Si vous arrivez à montrer que vous vous projetez dans le poste, c’est l’idéal !
  • Montrer votre disponibilité pour des entretiens, tests ou l’envoi d’éléments pour votre dossier si nécessaire.
  • Demander l’avis du recruteur sur votre candidature. Par exemple : « si vous le souhaitez, je recevrai avec grand plaisir un retour sur notre entretien de ce soir, toute critique étant constructive. »

Il n’y a pas d’email de remerciement parfait. Ceci n’est qu’un exemple et ne doit pas vous enfermer dans un schéma qui ne vous correspond pas. Vous avez les éléments principaux à aborder, à vous de voir dans quel ordre et de quelle manière 😊

Si vous passez plusieurs entretiens avec des personnes différentes, rien ne vous empêche de faire un email de remerciement à chaque fois. Dans ce cas, attention à :

  • Ne pas trop vous redire ou à tourner en rond. Au sein de la même société, les personnes que vous avez rencontrées se partagent les informations. Pas de copier/coller de paragraphes entiers !
  • N’oubliez pas de demander les coordonnées (à minima l’adresse email) ou une carte de visite, sinon vous ne pourrez pas envoyer votre email (ou il faudra déduire l’adresse). Souvent vous avez celles du recruteur mais pas des autres personnes.

Si vous avez l’angoisse de la page blanche 📝, ne vous torturez pas l’esprit ! Prenez 10 minutes pour faire une liste de ce qui vous a plu et les points communs que vous avez avec le poste, c’est un bon début.

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Après avoir été sélectionné

Félicitations 🏆 Vous allez me dire : « Quel intérêt d’envoyer un email de remerciement alors que je suis pris ? Le job a été fait et j’ai eu le poste ! »

Oui bien sûr, mais il s’agit de votre future entreprise, autant faire les choses bien jusqu’au bout afin que votre arrivée se passe au mieux et sans encombres !

Pas convaincu ? Voici quelques exemples :

  • Le recruteur ou le manager que vous avez remercié sera plus enclin à vous aider ou à comprendre certaines complications qui pourraient survenir, comme un retard dans votre arrivée.
  • Si la négociation du salaire 💸 a pris du temps et que vous avez obtenu gain de cause, cela permettra aussi d’adoucir les choses.
  • Votre future intégration ne se passera que mieux si vous faites l’effort avant même votre arrivée de vous intégrer.

Comme précédemment, cet email est très personnel et dépend de nombreux facteurs. Cependant, voici quelques points que vous pouvez aborder :

  • Remercier de la disponibilité et des échanges tout au long du processus. Vous pouvez aussi appuyer sur des qualités personnelles des personnes rencontrées (sens de l’écoute, gentillesse, etc.).
  • Montrer que vous vous préparez aux technos 💻 et environnements du poste avec de l’auto-formation sur ce que vous ne connaissez pas mais que vous allez bientôt trouver.
  • Proposer un déjeuner avec l’équipe, si cela n’a pas déjà été fait.
  • Dire que vous avez hâte de les rejoindre (= « je suis motivé ! »).

Tellement peu de candidats le font que les quelques qui prennent le temps de faire un petit message de remerciement sont un peu les « chouchous » des recruteurs 😉 Cela vaut bien la peine de prendre 1h pour le faire !

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Une candidature réussie est une candidature active 🤸‍♂️ : ne soyez pas attentiste et allez de l’avant. Il y a un milieu entre ne rien faire et harceler le recruteur !

En tant que candidat, vous avez des devoirs mais aussi des droits. Notamment celui d’avoir un retour. Surtout si vous vous êtes déplacé et que cela vous a pris du temps ou de l’argent. Souvent quand on relance 📩, c’est que l’on est pas retenu (mais pas toujours, des fois c’est long). Mais avoir un feedback est constructif pour la suite de votre recherche.

Je voulais terminer en vous rappelant que les exemples donnés ne sont que des exemples afin de vous aider à vous lancer. A vous de trouver un peu d’inspiration 🤯 et d’être vous-même en vous écoutant. Parlez avec vos mots, même si ce n’est pas conventionnel. Il n’y a rien de pire qu’un message bateau et vide de sens car le candidat n’y croit pas. Visez la simplicité et authenticité !

Bon courage dans votre recherche et surtout n’ayez pas peur d’écrire ou de téléphoner aux recruteurs 😎

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Auteur : Sylvain Lareyre – Ancien dev et recruteur pour JobOpportunIT

Les photos viennent du site pexels

Par Sylvain Lareyre

Chasseur de Talents IT & Co-fondateur du Cabinet de recrutement JobOpportunIT

Après un M2 MIAGE et plusieurs années comme développeur Java/JEE, j’ai basculé côté recrutement et j’ai adoré ce métier !

Meilleur Sourceur de France #RMSConf en 2014, je suis aujourd’hui multi-casquettes : chasseur de têtes, formateur en sourcing pour les entreprises, enseignant dans différentes écoles, animateur d’événements et blogueur quand j’en ai le temps 😉

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